ما هي الوثائق التي ينبغي أن يتم حفظها من كل مقابلة؟

منذ اللّحظة الأولى في عملنا، أدركنا في مؤسسة وثيقة وطن أنّه مع ازدياد عدد المقابلات تزداد الحاجة إلى السيطرة على الورقيات والوثائق، خاصة وأنّ عملية معالجة كل لقاء ينبغي أن تتقدم بسرعة ثابتة، بالإضافة إلى أن عملية حفظ كل وثيقة يجب أن تتمّ بطريقة منهجيّة، وعلى مدير المشروع أو الشخص المسؤول عن محور معين أن يحافظ على السّجل أو قائمة الوثائق المأخوذة من كل مقابلة.

تشمل وثائق المقابلة بطاقة الشاهد، وتقرير المقابلة، وموافقة الشاهد على إجراء المقابلة، وهي تتضمّن شروطه لنشر المقابلة أو لذكر اسمه أو استخدام المعلومات التي وردت فيها إلخ، وعليها توقيعه. وهي وثائق هامّة تشكّل أساسا لحفظة المقابلة كوثيقة وارشفتها.

وعلى سبيل المثال من الضّروري أن يوضع ضمن السّجلات المؤرشفة اسم الشخص الذي قام بإجراء المقابلة، ومدة تسجيل المقابلة وتاريخها، وفيما إذا كانت المقابلة التي تمّ تسجيلها قد فُرّغت على شكل نص أم لا، إلخ.

في النهاية نعدكم في مؤسسة وثيقة وطن بأرشيف مميز وتأريخ شفوي دقيق في المشاريع كافّة، التي تعمل عليها المؤسسة، وخاصة في مشروع توثيق الحرب على سورية.